締切が頭の中だけにある朝

道の駅の運営、産直の出荷、観光イベントの申請書など、中小企業の仕事は締切が散らばりがちです。「今週はどれが先だっけ」と毎朝考える時間を、AIに任せてみませんか。

毎朝コピペするプロンプト

メモに締切を雑に書いておき、次のプロンプトと一緒に貼ります。

あなたは私の秘書です。今日は【10月9日(金)】です。
下の締切メモを、今週の優先順に並べ直してください。
・期限が近い順、同じなら所要時間が長い順
・今日中に着手すべきものに★を付ける
・期限切れや日付不明があれば最後に質問する
【締切メモ】
・観光協会への補助金申請書 10/14
・産直ジャムの新ラベル入稿 10/12
・道の駅の秋祭りPOP作成 10/11

図1: メモを貼り、日付とルールを添えると、AIが並べ直して★の仕事が分かる流れ

なぜこの書き方が効くか

ポイントは三つです。

  1. 今日の日付を毎回書く。AIは今日が何日か分からないことがあり、書かないと順番がずれます。
  2. 並べ替えのルールを言葉にする。「優先して」だけだと基準がAIの推測になります。
  3. 日付不明は質問させる。勝手に補われるより、聞き返される方が安全です。

現場では、締切そのものより「作業の重さ」を見落として慌てることが多いです。申請書は期限が遠くても書くのに半日かかります。所要時間を基準に入れると、前倒しの必要に気づけます。

つまずきやすいのは、メモが長くなりすぎることです。終わった項目は消し、10件以内に保つと、AIの返答も読みやすいままです。

もう一つ、判断の分かれ目があります。並び順に違和感があるときは、直す前に「なぜこの順にしたか、一行ずつ教えて」と聞きます。理由が所要時間の読み違いなら、メモに「半日」「30分」と書き足します。日付の読み違いなら、「10/14(水)」のように曜日も添えます。たとえば秋祭りのPOPが後回しにされたら、「前日に印刷が必要」と一言足すだけで順番が変わります。

図2: ルールなしとルールありで、順番づけ・日付・作業時間の扱いがどう変わるかの比較

明日やれる一歩

明日の朝、上のプロンプトをそのままコピーして、自分の締切を3件だけ入れて試してみてください。慣れたら件数を増やし、結果を見て並べ方のルールを自社流に直していきます。