設備投資の説明資料は、骨子づくりで止まりやすい
直売所の冷蔵ショーケースや加工場の充填機など、設備投資を社内や金融機関に説明する場面は多いものです。中身は頭にあっても、白紙を前に手が止まる方は少なくありません。そこで清書ではなく「骨子」だけをAIに作らせます。
そのまま使えるプロンプト
あなたは中小企業の経営企画担当です。
次の設備投資を、社内会議で説明する資料の骨子（見出しと各1〜2行のメモ）にしてください。
【設備】業務用の真空包装機
【現状の困りごと】産直の漬物を手作業で包装し、繁忙期に間に合わない
【導入したい理由】観光シーズンのギフト需要に対応したい
【わかっている数字】（例：本体価格○万円、作業時間○時間/日）
条件：数字は私が入れるので、わからない箇所は「要確認」と書く。反対されそうな点も3つ挙げる。
なぜこの書き方が効くのか
ポイントは2つです。1つ目は「数字は自分で入れる」と決めておくこと。AIはもっともらしい金額を作ってしまうことがあり、投資判断では困ります。「要確認」と書かせれば、確認漏れが一目で分かります。
2つ目は「反対されそうな点」を先に出させること。現場では、資料の出来より会議での想定質問への備えで結果が決まると感じます。
骨子が出たあとの仕上げ方
骨子はあくまで下書きです。次の順で仕上げると、清書の手間が減ります。
- 「要確認」を埋める。本体価格は見積書、作業時間は日報や繁忙期の記録から拾います。手元にない数字は、誰に聞けば分かるかを横に書いておきます。
- 反対点に1行ずつ答える。「繁忙期だけのために高すぎる」と出たら、閑散期にどの商品で使えるかを書き添えます。答えに詰まった点は、会議の前に相談しておく相手が見えてきます。
- 見出しの順番を相手に合わせる。社内会議なら「困りごと」から、金融機関向けなら「導入したい理由」と数字から始める、と並べ替えます。
つまずきやすいのは、勢いで清書までAIに頼むことです。文章は整っても、自社の言葉ではなくなり、質問されたときに自分で説明しにくくなります。清書は骨子を見ながら自分で書くほうが、会議での受け答えも落ち着きます。
明日やれる一歩
上のプロンプトを丸ごとコピーし、【】の中だけ、いま検討している設備に書き換えて試してみてください。出てきた「要確認」の一覧が、そのまま明日の宿題リストになります。