長文メールは「要望」と「困りごと」がずれやすい
道の駅や観光施設には、長い問い合わせメールが届きます。「駐車場は広いですか」「団体は予約できますか」と質問が並んでいても、本当の悩みは「高齢の親を連れて、雪道の運転が不安」だった、ということがあります。表面の質問だけに答えると、返信が的外れになりがちです。
そこでAIに、要望と困りごとを分けて読ませます。
そのままコピーして使えるプロンプト
以下のメールを読んで、次の3点を箇条書きで出してください。
1. 相手が書いている「要望」（表面の質問）
2. 文面から推測できる「本当に困っていること」（根拠になった一文を引用）
3. 返信の最初に伝えるべき一言
推測は「推測」と明記し、書かれていないことは断定しないでください。
【メール本文】
（ここに貼り付け）
なぜこの書き方が効くのか
ポイントは「根拠の一文を引用」と「推測と明記」です。根拠が見えると、AIの読み違いにこちらがすぐ気づけます。また「最初に伝える一言」まで求めると、分析で終わらず、返信の書き出しまで進められます。
たとえば産直野菜の発送遅れへのお叱りでも、怒りの中心は「遅れ」そのものより「贈り先の行事に間に合わないこと」だと見えてくる場合があります。そうなれば、お詫びの前に代替案を示す返信になります。
結果を見るときの分かれ目
AIの出力を受け取ったら、2の「困っていること」と引用された一文を見比べます。
- 引用が困りごとの根拠として読める場合は、3の「最初の一言」を返信の書き出しにそのまま使い、残りの質問に順に答えます。
- 引用がこじつけに見える場合や、「推測」ばかりで根拠が薄い場合は、困りごとを決めつけずに「ご不安な点があれば教えてください」と一文添えて、相手に確かめるほうが安全です。
もう1つ、お叱りのメールでは担当者がAIの出力だけを見て返信しないことです。元のメールを一度は自分の目で通読し、AIが拾い落とした要望がないかを確かめてから送ります。
明日やれる一歩
明日届いた長めのメールを1通、上のプロンプトにそのままコピーして貼ってみてください。個人名や電話番号は消してから入力すると安心です。AIの推測は下書きと考え、最後の判断は人が行います。