放置された契約が、いちばん静かにお金を使う
生成AIの料金プランは、登録した当時のまま残りがちです。担当者が替わったのにアカウントだけ残っている、使わない人にも席（シート）が割り当てられている。道の駅や観光施設では、繁忙期の前に数人分を契約し、閑散期になっても解約を忘れる例をよく見かけます。
一件は小さな金額でも、積み重なると年単位では無視できません。年に1回、決まった型で見直せば、無駄の削減と「本当に必要な機能の確認」を同時にできます。
明日やれる一歩
まず、会社のクレジットカード明細（または請求メール）を過去12か月分開き、AI関連の請求だけを蛍光ペンで拾ってください。10分で終わります。契約の全体像が見えないまま判断すると、必ず抜け漏れが出ます。
点検の手順（4ステップ）
- 棚卸し：サービス名・プラン名・月額・契約者・支払い方法・更新日を表にします。個人カードで立て替えている契約も忘れずに入れます。
- 利用実態の確認：各アカウントの最終利用日と、月に何回使ったかを管理画面で確認します。
- 判定：「継続・縮小・解約・切替」のどれかを決めます。
- 実行と記録：解約や変更は更新日の前に行い、理由を一行残します。
順番に理由があります。実態を見る前に「高いから解約」と決めると、実は直売所の商品説明づくりで毎日使われていた、ということが起こります。金額より先に利用実態を見るのが、この順番の狙いです。
判定に使うプロンプト
棚卸し表を貼り付けて、次の文章を生成AIに渡すと、判定の下書きが作れます。
あなたは中小企業の情報システム担当の相談役です。
下の表は当社の生成AI契約の一覧です（サービス名／月額／人数／最終利用日／主な用途）。
次の基準で各行を「継続・縮小・解約・切替」に分類し、理由を一行ずつ書いてください。
- 最終利用日が60日以上前なら解約候補
- 無料プランで足りる用途なら縮小候補
- 同じ用途の契約が複数あれば統合候補
最後に、年間の削減見込み額を概算し、判断に迷う点を3つ挙げてください。
【表】（ここに貼り付け）
AIの分類はあくまで下書きです。最終判断は、現場で使っている人に「これが無くなると困るか」を聞いてから行います。
迷ったときの分かれ目
判定で迷いやすいのが「月に1〜2回しか使っていない有料契約」です。次のように分けると決めやすくなります。
- その用途が売上や締切に直結する場合（例：観光パンフレットの多言語化、催事の案内文）：回数が少なくても継続します。ただし、繁忙期だけ契約する形に変えられないか、更新単位を確認します。
- 代わりに無料プランや他の道具で足りる場合：縮小に切り替えます。切り替える前に、無料プランで同じ作業を一度試してから決めます。
たとえば、直売所の店長が月2回だけ商品POPの文案づくりに使っているなら、まず無料プランで同じ文案が作れるかを、その場で本人と一緒に試します。作れれば縮小、作れなければ継続です。試す時間は15分もかかりません。
現場でよくある落とし穴
- 年払いの更新日を見落とす：月払いのつもりが年払いで、解約しても返金されない場合があります。規約の返金条件を必ず確認します。
- 繁忙期の直前に切る：観光シーズン前に解約すると、再契約に手間がかかります。見直し時期は閑散期の11〜12月がおすすめです。
- 料金や機能が変わっている：各社のプラン内容は随時変わります。点検時は必ず公式の料金ページで現在の内容を確認してください。
- 入力する情報のルールが決まっていない：料金だけでなく、顧客情報を入れてよいプランかどうかも同時に点検します。
- 聞き取りを省く：たとえば6次産業の加工所では、パッケージの文案づくりに月数回しか使わないスタッフが「それは大事」と答えることがあります。回数が少なくても、他の方法で代えにくい用途かどうかを確認します。
判定のあとにやること
解約や縮小を決めたら、次の3点を行います。
- 解約する人には、保存したい会話や作成データを書き出してもらう期限（更新日の1週間前）を伝えます。
- 無料プランへ移す場合は、使える回数や機能の上限を本人に説明します。
- 次回の点検日（来年の同じ月）をカレンダーに入れ、棚卸し表の保存場所を共有フォルダに決めます。
表を共有しておけば、担当者が替わっても次の年に同じ手順で点検できます。
チェックリスト
- 過去12か月分の請求を確認した
- 全契約を一覧表にした
- 最終利用日を確認した
- 利用者本人に聞き取りをした
- 更新日と返金条件を確認した
- 判定と理由を記録した
まずは明細を開く10分から。年に一度の点検が、AI活用を続けるための土台になります。