視察の問い合わせ、返信が止まっていませんか
道の駅や6次産業の現場には、他地域の自治体や商工会から「視察させてほしい」というメールが届きます。うれしい反面、日程、受け入れ人数、費用、説明者など確認事項が多く、返信が後回しになりがちです。
そこで、AIに「一次回答」の下書きを作らせる型を使います。一次回答とは、正式な回答の前に送る「受け付けました、確認したいのはこの点です」という最初の返信です。
型は3点セット
AIには、届いた問い合わせ文、自社の受け入れ条件、書いてはいけないことの3つを渡します。
あなたは新潟の道の駅の事務担当です。以下の視察依頼に、一次回答のメール下書きを作ってください。
【条件】受け入れは平日10〜16時、20名まで、説明は30分程度、費用は別途相談
【書くこと】お礼、受け付けた旨、確認したい点（希望日・人数・見たい内容）、返答期限の目安
【書かないこと】日程と費用の確約、事実が不明な数字
【文体】丁寧で簡潔、300字以内
【問い合わせ文】（ここに貼る）
なぜこの書き方が効くのか
試してみて感じるのは、AIは条件を渡さないと、もっともらしく日程を約束する文を書いてしまうことです。「書かないこと」を先に決めておくと、確約の事故を防げます。確認事項を3つに絞ると、相手も答えやすく、やり取りが1往復減ります。
つまずきやすいのは、受け入れ条件を毎回打ち直すことです。一度メモに保存して貼るだけにすると続きます。送る前に、日程と金額だけは人が目で確認してください。
返信が来たあとの分かれ目
相手から希望日と人数が返ってきたら、次は二次回答です。ここで判断が分かれます。20名以内で平日なら、そのまま日程調整に進みます。20名を超える場合や土日の希望なら、「2班に分ける」「別日を提案する」のどちらにするかを、AIではなく担当者が先に決めてください。
たとえば商工会から30名の希望が届いたとします。上限は20名なので、そのまま承諾はできません。「15名ずつ2班で午前と午後に分ける」という案を先に決め、AIに「上限の事情を伝えつつ代案を示す文」を書かせると、断る印象をやわらげられます。
明日やれる一歩
上のプロンプトの【条件】を自社の内容に書き換え、直近の問い合わせ1通を貼って、そのままコピーして使ってみてください。